Technologia już dawno zrewolucjonizowała nasze życie, stopniowo automatyzując każdą jego dziedzinę. Obecnie osiągnęła już taki poziom, że trudno sobie wyobrazić następny krok. Nieustannie wywierana jest presja posiadania laptopa, tabletu czy innego smart urządzenia, którego celem jest poprawa jakości życia. Jak w tym wszystkim odnajdują się przedsiębiorcy? Dla wielu właścicieli firm, obecność nowoczesnych urządzeń jest już koniecznością, dla niektórych odciążeniem w prowadzeniu biznesu. Czy równie chętnie korzystają z dostępnego oprogramowania? Kiedy znaleźć najlepszy moment, by zamienić ręczne fakturowanie na elektroniczne?
Gdy nie wiemy jak wygląda faktura
Jak wynika z przepisów, każdą transakcję w ramach prowadzonej działalności należy udokumentować. Najczęstszymi dokumentami sprzedaży są paragony i faktury. O ile w przypadku paragonu, należy mieć kasę fiskalną do prawidłowej ewidencji, to w przypadku faktur przedsiębiorca ma pełną dowolność. Może wypisać fakturę ręcznie na czystej kartce, może też skorzystać z gotowych, papierowych formularzy albo uzupełnić dane w dedykowanym programie. Ważne, by była sporządzona zgodnie z wytycznymi, opisanymi w obowiązujących aktach prawnych i posiadała obowiązkowe elementy. W pierwszych dwóch wariantach, osoba wystawiająca dokument musi samodzielnie zadbać o poprawność jego wystawienia. Jednak mając do dyspozycji skrzyneczkę, zwaną komputerem i program do wystawiania faktur, eliminuje się tę przykrą konieczność czytania i stosowania przepisów.
Gdy mamy coraz więcej pracy
Właściciel firmy nadmiar pracy odbiera jako fantastyczną wiadomość, mimo że brak czasu wywołuje stres. Do tego dochodzą jeszcze nerwy, gdy lista zadań do wykonania w tym samym terminie się wydłuża. Jednak każdy przedsiębiorca wie, że konsekwencją ukończenia pracy jest przelew od kontrahenta, natomiast efekt włożonego trudu często przekłada się na zwiększenie liczby klientów, a ostatecznym skutkiem staje się rozwój przedsiębiorstwa. Kiedy jednak dominuje uczucie, że liczba obowiązków zaczyna być przytłaczająca i pojawiają się niedociągnięcia w zarządzaniu, jedynym rozsądnym wyjściem jest reorganizacja pracy i modernizacja narzędzi. Działaniem, które powinno zabierać najmniej czasu jest fakturowanie. Inwestycja w nowoczesny i szybki program do wystawiania faktur, jak na przykład FakturaLight pozwoliłby zautomatyzować większość czynności i zminimalizować ilość wykonywanych kroków. Przygotowanie faktury za jego pomocą trwa kilkanaście sekund, a przekazanie jej kontrahentowi to kwestia kliknięcia na ikonę wysyłki mailowej. Praktyczne podejście do sporządzania dokumentacji pozwala poświęcić więcej czasu na zlecenia, bo przecież „czas to pieniądz”.
Gdy chcemy "być na czasie"
Bycie nowoczesnym jest trendy. Posiadanie nowego gadgetu podnosi rangę firmy wśród kontrahentów i nie zawsze oznacza lans. Wielu przedsiębiorców skutecznie dotrzymuje kroku współczesnemu światu i z powodzeniem nadąża za galopującym postępem. Nie ma się co dziwić, w końcu te technologiczne "zabawki" znajdują szerokie zastosowanie w przedsiębiorstwie. Podobnie jest z oprogramowaniem. Programiści na każdym kroku bombardują nas rewolucyjnymi funkcjami, sprawiając że wykorzystywany software szybciej i przyjemniej pozwala odhaczyć wiele męczących obowiązków. W przypadku fakturowania, cenioną opcją jest mailowa wysyłka dokumentów. Dodatkowo kupujący chwalą sobie możliwość dokonania zapłaty, skanują kod QR. Natomiast księgowe docenia oprogramowanie do wystawiania faktur za możliwość generowania plików JPK_VAT, co pozwala uniknąć ponownego wprowadzania danych do innych programów księgowych.
Gdy wymaga tego od nas fiskus
Nie tylko partnerzy biznesowi wymagają włączenia najnowszych technologii do metod prowadzenia działalności. Z duchem czasu podążają także instytucje państwowe. Coraz odważniej wchodzą w życie kolejne ustawy, wykorzystujące sprzęt i wiedzę programistyczną. A to zła wiadomość dla przedsiębiorców, tzw starej daty, gdyż muszą zmieniać dotychczasowe zasady rozliczania się z urzędami i sposób przesyłania dokumentów. Jedną z ostatnich koncepcji rządzących jest jednolity plik kontrolny, inaczej zwany JPK. Ministerstwo Finansów wymaga, od każdego podatnika podatku od towarów i usług, comiesięcznego przekazywania w formie elektronicznej specjalnie przygotowanego pliku. Dobrą informacją dla samodzielnie rozliczających się przedsiębiorców jest fakt, że dostępne na rynku programy do faktur, poza standardową funkcjonalnością, oferują także generowanie plików JPK.