Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak organizowane są koncerty i ile pracy trzeba włożyć, by wszystko poszło zgodnie z planem?
Jeśli tak, to jesteś w mniejszości, gdyż zdecydowana większość osób kupuje bilet i po prostu dobrze się bawi. Tymczasem jest to cały proces, począwszy od załatwienia wszelkich formalności, poprzez wyposażenie sali, na dopięciu szczegółów kończąc. Sprawdźmy, co dzieje się za kulisami, kiedy nie patrzysz.
Od planu do realizacji
Na pierwszy rzut oka organizacja imprezy wydaje się łatwa – wystarczy zaprosić artystów, nagłośnić wydarzenie i czekać, aż ludzie tłumnie przybędą i wykupią wszystkie bilety. Niestety nie jest to takie proste, a ilość formalności do załatwienia może przytłoczyć. Na początku trzeba zacząć od planu, w którym najważniejszymi do ustalenia rzeczami będą odpowiedzi na pytania: „Po co? Kto? Dla kogo? Gdzie i kiedy?”. Przedsięwzięcie musi mieć w końcu cel – czysto rozrywkowy lub bardziej wzniosły np. charytatywny. Należy również ustalić, kto wystąpi na scenie. Teoretycznie to najprzyjemniejsza i najłatwiejsza część. Czyżby? To, że chciałbyś zaprosić jakiegoś artystę, nie znaczy wcale, że ten wyrazi zgodę. Przyjmując jednak, że artystę masz już dogadanego, pozostaje pytanie: gdzie i kiedy ma się wszystko odbyć. Zazwyczaj stanowi to spory problem, gdyż, o ile nie jesteś właścicielem klubu, musisz znaleźć odpowiednią miejscówkę z wolnymi terminami.
PR i reklama
Nawet najlepszy event z najsławniejszymi celebrytami nie wypali, jeśli nikt nie będzie o nim wiedział. Trzeba podjąć szeroko zakrojone działania, mające na celu wypromowanie imprezy – plakaty, ulotki, informacje w mediach, reklama w Internecie, utworzenie wydarzenia na Facebooku itp. W przypadku niewielkich koncertów fanowskich, najczęściej zakres reklamy nie wybiega daleko poza Facebooka. Jednak im większy rozmach, tym szersze muszą zostać podjęte działania. W końcu na taki koncert powinno przyjść naprawdę sporo osób, aby zysk opłacił się organizatorowi.
Organizacja i zabezpieczenie
Gdy formalności zostały dopięte na ostatni guzik, masz już artystów, miejscówkę i termin, nadchodzi najtrudniejsza część, czyli organizacja. Należy pomyśleć dosłownie o wszystkim: od wystroju, przez obsługę i wyposażenie sali, aż po zabezpieczenie wydarzenia. Często wynajmowana sala nie jest w żaden sposób przygotowana i trzeba całość zbudować od zera. Jeszcze trudniej, jeżeli event ma odbyć się na powietrzu – wtedy zachodzi konieczność postawienia całej sceny, a to wcale nie taka prosta sprawa. Scena to coś więcej niż podest, na którym występują zaproszeni goście. Jeśli nie dysponujesz sprzętem i wiedzą, warto zwrócić się o pomoc do profesjonalnej firmy, zajmującej się technicznym wyposażeniem sal koncertowych i teatralnych – jedną z takich firm jest BSC System, działająca na terenie całego kraju.
Na tym przygotowania się jednak nie kończą. Trzeba także zadbać o bezpieczeństwo uczestników, miejsca noclegowe dla artystów i ekipy organizacyjnej, kwestie finansowe, prawne i wiele innych. Dlatego, gdy następnym razem sięgniesz po bilet w kasie i zastanowi Cię, czemu to tyle kosztuje – pomyśl, ile pracy musieli włożyć organizatorzy, byś mógł cieszyć się występem Twojego ulubionego zespołu.