EDI, czyli Elektroniczna Wymiana Danych pomiędzy systemami informatycznymi, a nie ludźmi to system, którego początki sięgają lat 70. XX wieku.
EDI, z ang. Electronical Data Interchange, to Elektroniczna Wymiana Danych, którą definiuje się jako system elektronicznego przesyłania ustrukturyzowanych danych handlowych oraz innych dokumentów z komputerowego programu lub bazy danych jednej firmy do programu lub bazy danych innej. Formę przesyłania określają opracowane w 1986 roku i przyjęte powszechnie międzynarodowe standardy UN/EDIFACT.
EDIFAC, czyli Electronic Data Interchange for Administration Commerce and Transport to standard komunikatów EDI, który określa dokładne reguły gramatyczne i formę przesyłanych dokumentów. Ponieważ uwzględnia on potrzeby wszystkich grup użytkowników systemu Elektronicznej Wymiany Danych, może być stosowany na różnych szczeblach obrotu, a także przez firmy usługowe, produkcyjne czy banki.
Elektroniczna Wymiana Danych jest to zatem wymiana danych pomiędzy systemami informatycznymi, która odbywa się w formatach opisanych międzynarodowymi standardami przy minimalnej interwencji czynnika ludzkiego. Nie jest to więc rodzaj poczty elektronicznej, ale sposób na automatyzację wystawiania i przesyłania dokumentów.
Cele Elektronicznej Wymiany Danych
Podstawowym celem EDI jest przyspieszenie i zwiększenie dokładności przepływu danych między firmami. To także sposób na wykluczenie konieczności kilkukrotnego wprowadzania danych przez człowieka, kopiowania i wysyłania dokumentów. Co więcej, minimalizuje to błędy, które powstają podczas ręcznej ich obsługi. Tym samym do obrotu nie są wprowadzane dokumenty wymagające kolejnej pracy, czyli poprawek.
Z celami, jakie stawiane są systemowi EDI, łączą się ściśle korzyści, które niesie jego wdrożenie. Wśród najważniejszych należy wskazać:
- oszczędność pieniędzy i czasu,
- zminimalizowanie wystąpienia błędów w wysyłanych dokumentach,
- integralność i spójność informacji zawartych w dokumentach,
- zwiększenie rynku obrotu i możliwość pozyskiwania partnerów biznesowych na arenie międzynarodowej,
- zwiększenie płynności finansowej firmy,
- wzrost efektywności systemów wewnętrznych,
- łatwa archiwizacja,
- ekoodpowiedzialność w biznesie.
Wdrożenie EDI
Decydując się na wdrożenie systemu Elektronicznej Wymiany Danych w firmie można samodzielnie opracować wszystkie zasady i napisać lub zlecić napisanie odpowiedniego oprogramowania. Takie rozwiązanie jest jednak czasochłonne, a przede wszystkim kosztowne. Dlatego też warto rozważyć skorzystanie z oferty operatorów systemu EDI, którzy z powodzeniem działają na polskim rynku już od wielu lat. Pierwszym z nich była firma Edison (edison.pl), która oferuje pakiety i rozwiązania indywidualnie dopasowane do potrzeb klientów.
Implementując system Elektronicznej Wymiany Danych warto, poza wszystkimi kwestiami technicznymi, zwrócić uwagę także na wstępną analizę potrzeb firmy. Wspólne ich określenie pozwoli zoptymalizować rozwiązania i wprowadzić spójną strategię integrowania komunikacji z partnerami biznesowymi firmy. Odpowiednio przeprowadzona przez operatora systemu analiza potrzeb jest zatem gwarancją powodzenia działania EDI.
Obawy przed wdrożeniem Elektronicznej Wymiany Danych
Wśród najczęstszych obaw przed wdrożeniem systemu EDI, poza koniecznością zmiany przyzwyczajeń i dotychczas stosowanych rozwiązań, jest bezpieczeństwo przesyłania danych. Podkreślić należy, że wykorzystanie systemu jest bardziej bezpieczne niż wysyłanie dokumentów księgowych za pośrednictwem poczty elektronicznej czy tradycyjnych metod. Odbywa się ono bowiem za pomocą szyfrowanych łączy.
Wątpliwości dotyczą także obsługi technicznej, szczególnie w razie pojawienia się ewentualnych błędów. Warto zaznaczyć, że operatorzy systemu Elektronicznej Wymiany Danych udzielają swoim klientom stałego, bieżącego wsparcia.