Niezależnie od okoliczności, organizując wydarzenie, chcemy pokazać się z jak najlepszej strony. Jest to świetna okazja do spędzenia wyjątkowego czasu z najbliższymi, uczczenia ważnej okazji lub idealny moment do wypromowania swojej firmy. Jednak przygotowanie ważnego wydarzenia to również wielkie przedsięwzięcie, które składa się z wielu aspektów. Wiele osób decyduje się na wybranie specjalnej agencji eventowej, która zajmuje się organizacją wydarzeń. Jednak samodzielne zaplanowanie imprezy może przynieść o wiele większy sukces i uznanie wśród wszystkich gości. Dowiedz się jak zaplanować wydarzenie, by wszystko dopięte było na ostatni guzik.
Od czego zacząć?
Jednym z najważniejszych elementów w organizacji eventu jest odpowiednie rozplanowanie. Przy dokładnej rozpisce oraz określeniu celu wydarzenia, każdy następny krok staje się o wiele łatwiejszy. W zależności od typu imprezy, cele mogą być różne. Niezależnie od tego, czy chcemy nawiązać więcej kontaktów, wypromować firmę lub zorganizować integrację pracowników, powinniśmy przygotować cały scenariusz wydarzenia. Stworzenie dokumentu tzw. briefu, w którym opiszemy wszystkie punkty tj. miejsce, czas, lista gości, catering, przemówienia, ułatwią Ci organizację i zmniejszą stres związany z przygotowanie eventu.
Realizacja działań – krok po kroku
Pierwszym i jednym z ważniejszych etapów jest podział zadań między osobami. Jeśli organizujesz imprezę firmową, możesz poprosić pracowników o pomoc w realizacji niektórych działań. Zajmowanie się wszystkim w pojedynkę może wymagać niezwykle dużego nakładu czasu i pracy. Kolejną rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę, jest deadline. Aby oszczędzić sobie niepotrzebnego stresu przed samym wydarzeniem, warto wyznaczyć dodatkowy termin na zrealizowanie wszystkich działań. Najlepiej, jeśli przygotujemy wszystko minimum tydzień przed ważnym wydarzeniem.
Na samym początku warto również spisać listę wszystkich gości oraz budżet, który przeznaczymy na zorganizowanie eventu. Wcześniej zaplanowana lista gości pomaga pamiętać o zaproszeniu każdego, ważnego uczestnika. Ważnym aspektem jest również zaplanowanie przemowy, jeśli takową planujemy. Podziękowanie gościom za przybycie oraz życzenie miłej zabawy sprawia, że każdy może się nieco rozluźnić i poczuć swobodnie.
Catering na imprezie firmowej
Innym elementem, który zdecydowanie wpływa na sukces wydarzenia, jest catering. Zapewnienie dobrych posiłków odgrywa główną rolę w zadbaniu o dobrą atmosferę wśród gości. Jednym z idealnych rozwiązań w serwowaniu dań jest szwedzki stół. Przygotowane przez firmę cateringową przekąski, powinny być różnorodne, aby każdy z uczestników wydarzenia mógł wybrać to, na co ma ochotę. Zaletą szwedzkiego stołu jest również możliwość dobrowolnego wyboru napojów. Każdy z gości może samodzielnie zadecydować, kiedy i czego chciałby się napić podczas firmowego eventu.
Choć cateringowa firma zapewnia wszystkie słone i słodkie przekąski, tak o napoje musimy zadbać już sami. Warto wziąć pod uwagę różne upodobania gości, aby każdy mógł się śmiało częstować wybranymi przez siebie specjałami.
Jakie napoje na wydarzeniu firmowym?
Przygotowanie posiłków oraz napoi powinno podkreślać kulturę firmy. Jeśli na ważnym evencie firmowym podamy alkohol, wielu z uczestników może spojrzeć na to krytycznie. Jednym z lepszych rozwiązań będzie, powitanie gości kieliszkiem wina lub szampana. Natomiast na szwedzkim stole nie wypada stawiać napoi alkoholowych, zwłaszcza w centrum.
Jednym z najważniejszych oraz obowiązkowych napoi, jest kawa. Aromatyczna kawa sprawia, że rozmowy między uczestnikami stają się wyjątkowe, a smak kawy podkreśla szczególność wydarzenia. Jednak, aby mieć możliwość serwowania wyjątkowej kawy, dobrze zaopatrzyć się w ekspres. Całe szczęście nie musimy specjalnie kupować ekspresu, ponieważ istnieje wypożyczalnia ekspresów do kawy online. Taka wypożyczalnia daje możliwość sprawdzenia informacji o pojemności zbiornika oraz jakie specjały oferuje. Jest to świetne rozwiązanie, dzięki któremu każdy gość samodzielnie zadecyduje o tym, jakiej kawy chciałby się napić.
Podsumowanie
Przygotowanie firmowego eventu jest niezwykle dużym przedsięwzięciem. Warto zaplanować działania krok po kroku i ułatwić sobie pracę pomocą ze strony innych.
Źródło zdjęć: Canva.com