Prowadzenie przedsiębiorstwa wiąże się z wieloma obowiązkami nałożonymi między innymi przez prawo. Należy do nich również archiwizacja dokumentów, których – jak wiadomo – w każdej firmie jest naprawdę dużo. Prawidłowa archiwizacja dokumentów to nie jest tak prosta sprawa, jak mogłoby się wydawać. Dowiedz się, jak to zrobić z głową.
Odpowiednie przechowywanie
Z każdym rokiem rośnie liczba przepisów dotyczących przechowywania danych poufnych i dokumentów księgowych. Umiejętna archiwizacja to nie tylko ustawowa konieczność, ale również bezpieczeństwo danych i kontrola nad ich obiegiem, ale też oszczędność czasu na szukanie potrzebnych akt oraz miejsca w biurze. By biuro wyglądało estetycznie i nie przypominało zbiorowiska dokumentów, potrzebne będą akcesoria biurowe do odpowiedniej organizacji akt. Dobrze jest się od razu wyposażyć w takie materiały – ich szeroką ofertę znajdziemy na stronie sklepu internetowego https://offic.pl, który zajmuje się właśnie zaopatrzeniem firm w artykuły biurowe.
Które dokumenty trzeba przechowywać?
W trakcie kontroli skarbowej urzędnicy wymagają dostępu do: podatkowej księgi przychodów i rozchodów, rejestrów VAT dotyczących sprzedaży i zakupów, ewidencji sprzedaży, deklaracji podatkowych, kopii rocznego zeznania podatkowego, dokumentów inwentaryzacyjnych oraz wszystkich dokumentów potwierdzających sprzedaż i zakupy, również korekty i duplikaty.
Nie wszyscy przedsiębiorcy są zobligowani do prowadzenia pełnej księgowości, inaczej wygląda to w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, a także, gdy podatnik nie jest płatnikiem VAT – wtedy ilość dokumentów, które ustawowo trzeba archiwizować, jest dużo mniejsza. Dokumenty księgowe do celów podatkowych muszą być przechowywane przez 5 lat, natomiast karty wynagrodzeń i listy płac przez co najmniej 50. Zanim więc zdecydujemy się na zniszczenie akt, sprawdźmy, czy aby na pewno możemy to zrobić.
Porządek w dokumentach to porządek w biurze
Akcesoria do biura, które pomogą utrzymać porządek w dokumentacji i jednocześnie sprawią, że półki będą wyglądać estetycznie, to podstawa w każdym przedsiębiorstwie. Zaliczyć tu można między innymi segregatory czy teczki, ale również całe kartoteki na teczki – łatwe do przeniesienia, zajmujące mało miejsca na biurku i pozwalające na szybkie znalezienie potrzebnych dokumentów, dzięki etykietom i indeksom. Niezbędne materiały biurowe to też koszulki i obwoluty, w których schowane kartki papieru nie stracą swojej jakości i będą czytelne przez wiele lat.
Archiwizację dokumentów pracowniczych ułatwią na pewno specjalne teczki do akt osobowych. Na grzbiecie można je opatrzyć nazwiskiem zatrudnionego i wpinać tam jego listy płac, umowy, aneksy czy karty wynagrodzeń. Wszystkie dokumenty powinny być uporządkowane według lat rozliczeniowych – do tego przydatne będą pudła i kartony, najlepiej bezkwasowe, bo te nie wpłyną negatywnie na papier. Ponadto można je ustawiać jedno na drugie, więc nie zajmą aż tak dużo miejsca.
Archiwizacja dokumentów to podstawowy obowiązek przedsiębiorców, dlatego też należy podejść do tego z głową i zaopatrzyć się w potrzebne do organizacji materiały biurowe.