Controlling to nowoczesna filozofia zarządzania firmą. W ten sposób określa się kierowanie zorientowane na wynik przedsiębiorstwa. System controllingu spełnia swoje zadanie wykorzystując cztery podstawowe narzędzia: planowanie, kontrolę, sprawozdawczość i kierowanie.
Nie istnieje idealny model kierowania przedsiębiorstwem, jednak controlling należy uznać za jeden z najbardziej efektywnych, w warunkach, które współczesnym firmom stawia rynek.
Dla kogo controlling?
Przyjęło się, że ten system zarządzania funkcjonuje wyłącznie w dużych korporacjach, jednak obecnie wysoki poziom złożoności działań oraz ogromna konkurencja to problemy zarówno dużych, jak i małych i średnich firm. Controlling stał się więc narzędziem powszechnie pożądanym.
Czego można oczekiwać wdrażając system controllingu?
Implementacja tego systemu w przedsiębiorstwie nie jest łatwym zadaniem. Warto jednak pokusić się pewien trud, gdyż controlling zmienia tryb funkcjonowania firmy na bardziej świadomy ciąg działań. Skutkiem jego wdrożenia w przedsiębiorstwie jest m.in.:
· uporządkowane, jednorodne dane dopasowane do potrzeb firmy i zarządzających,
· bieżący wgląd w informacje o sytuacji firmy w wielorakim ujęciu,
· szybkie, a zarazem trafne decyzje kierownictwa firmy,
· maksymalne zaangażowanie personelu w podejmowane działania,
· szybka identyfikacja problemów na różnych szczeblach, tzw. wąskich gardeł w przedsiębiorstwie,
· zabezpieczenie funkcjonowania firmy poprzez planowanie strategii krótko- i długookresowych.
Controlling działa w zdecentralizowanych strukturach zarządzania
System opiera się na założeniu, że każdy koszt firmy ma przypisane miejsce powstawania (MPK). Każdemu miejscu powstawania kosztów winna być przypisana, odpowiedzialna za nie, komórka. Pracownicy działu analizują szczegółowo dane wprowadzane do budżetu, są zaangażowani w osiąganie celów przedsiębiorstwa, przez przypisanie im odpowiedzialności, ale też kompetencji decyzyjnych. W ten sposób dokonuje się decentralizacja procesu zarządzania.
Istotną funkcję spełniają standardy, wzorce i plany będące narzędziem badania prawidłowości realizacji przyjętych założeń oraz oceny słuszności kierunków rozwoju przedsiębiorstwa. Do nich systematycznie porównuje się stan faktyczny poszczególnych obszarów funkcjonowania firmy. Bada się rozmiar i przyczyny odchyleń i likwiduje dystans dzielący rzeczywiste wyniki od wyznaczonych norm.
Koszty implementacji systemu
Wdrożenie nowej metody zarządzania w firmie wymaga przede wszystkim nakładu czasu i wiedzy. To zadanie można powierzyć komórce wyłonionej spośród pracowników przedsiębiorstwa lub przekazać zewnętrznej jednostce. Za tym drugim rozwiązaniem przemawia znacznie większe doświadczenie konsultantów.
Główną trudność będzie stanowić skorelowanie systemu finansowo-księgowego z indywidualnie opracowanymi narzędziami informatycznymi, pozwalającymi na tworzenie różnego rodzaju zestawień, raportów, baz danych, potrzebnych w firmie. Nie muszą to być drogie programy komputerowe, przeznaczone do tego celu. Niekiedy wystarczą ogólnodostępne, bezpłatne arkusze kalkulacyjne. Mają one tę zaletę, że na ogół są bardzo dobrze znane pracownikom. Można też swobodnie przekształcać je i dostosowywać do bieżących potrzeb przedsiębiorstwa.
Artykuł przygotowany przez biuro rachunkowe Zotax.pl