Payroll Consulting to jedna z najpopularniejszych usług outsourcingowych. Zarządzanie dokumentacją personalną i administracja wynagrodzeniami to obowiązek każdego pracodawcy. Wiele osób na początku prowadzenia działalności robi to samodzielnie. Gdy firma się rozwija, a do zespołu dołącza coraz więcej osób, wielu pracodawców podejmuje decyzję o powierzeniu tych obowiązków specjalistom. Jak skorzystać z usługi Payroll Consulting? Jakie są zalety i wady tego rozwiązania?
Na czym polega outsourcing kadr i płac?
Outsourcing kadr i płac polega na powierzeniu obowiązków z obszaru tzw. twardego HR wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym. Do podstawowych zadań osób specjalizujących się w Payroll Consulting należy m.in.:
- naliczanie wynagrodzeń;
- rozliczanie czasu pracy;
- przygotowywanie deklaracji urzędowych;
- prowadzenie akt pracowniczych;
- reprezentowanie firmy w kontakcie z urzędami;
- tworzenie okresowych raportów dla kadry zarządzającej;
- przygotowywanie analiz ułatwiających prowadzenie efektywnej polityki wynagrodzeń.
Jak rozpocząć współpracę z firmą oferującą usługi Payroll Consulting?
Nie każda organizacja ma możliwość stworzenia własnego działu HR zajmującego się zarządzaniem dokumentacją personalną. Wiąże się to bowiem z koniecznością pokrycia wyższych kosztów zatrudnienia pracownika. Po stronie pracodawcy leży także obowiązek przygotowania stanowiska dla pracownika.
Alternatywą dla zatrudnienia specjalisty na etacie może być współpraca z agencją HR. To gwarancja prawidłowości i terminowości prowadzenia procesów personalnych. Osoby zatrudnione w agencji zostają odpowiednio zweryfikowane. Mają dostęp do aktualnej wiedzy z zakresu kadr i płac. Podpisując umowę outsourcingową, zobowiązują się także do zachowania poufności. Wszystkie dane są przechowywane i przetwarzane zgodnie z prawem, w taki sposób, aby nie dostały się w niepowołane ręce. Za przykład może tu posłużyć między innymi https://hrk.pl/pl/dla-klienta/payroll-consulting
Aby rozpocząć współpracę outsourcingową w zakresie Payroll Consulting z firmą zewnętrzną, należy skontaktować się z opiekunem działu. Kolejny krok to zrozumienie potrzeb klienta. Osoby odpowiedzialne za realizację usług Payroll będą chciały lepiej poznać organizację, m.in. obszar i charakter działalności, liczebność organizacji, jej strukturę oraz oferowane przez pracodawcę formy zatrudnienia. Współpraca z agencją oferującą usługi outsourcingu kadr i płac może przebiegać w pełni zdalnie. Istnieje także możliwość oddelegowania pracowników do siedziby klienta. Przed podpisaniem umowy konieczne będzie ustalenie modelu rozliczenia i przedstawienie usług dostępnych np. w ramach abonamentu. To moment, w którym warto ustalić, czy do zadań firmy outsourcingowej należy wyłącznie administracja wynagrodzeniami i zarządzanie dokumentacją personalną pracowników, czy może także przygotowywanie analiz i raportów oraz udzielanie dodatkowych porad związanych m.in. z prawem pracy czy ubezpieczeniami społecznymi.