Każdy przedsiębiorca w toku prowadzonej działalności gospodarczej ma odgórny obowiązek ewidencjonowania dokonywanych zdarzeń gospodarczych, z wykorzystaniem odpowiednich dokumentów. Są nimi faktury, które obecnie wystawiane są w wersji papierowej (dokumentowej) lub elektronicznej. Niebawem pojawi się obowiązek przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_FA i wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy wymusi to na nich stosowanie faktur w wersji elektronicznej?
JPK_FA na żądanie urzędu
W art. 193a Ordynacji podatkowej wskazano, że przedsiębiorca prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych może otrzymać od organu podatkowego żądanie do przekazania całości lub części tych ksiąg i dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych. Oznacza to, że wystawianie faktur online, w programie księgowym będzie rodziło konieczność przekazywania ich na żądanie organu podatkowego właśnie w postaci elektronicznej, odpowiadającej strukturze logicznej. Taka struktura została określona w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów.
Postać elektroniczna plików odpowiadających strukturze dotyczy struktur m.in. JPK_FA. To plik zawierający informacje na temat faktur przychodowych. Obecnie w Polsce do przesyłania takiej struktury zobowiązani są nie tylko duzi przedsiębiorcy, jak miało to miejsce przed 1 lipca 2018 roku, ale i mikro, mali i średni przedsiębiorcy.
Obowiązek faktur online?
Wszyscy przedsiębiorcy, którzy prowadzą dziś księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych i stosują fakturowanie online, muszą na żądanie organów podatkowych przesyłać JPK_FA. Nie ma jak na razie obowiązku prowadzenia ksiąg podatkowych w formie elektronicznej. Jedynie rejestr VAT w takiej formie powinien być realizowany. Podatnicy mogą dalej korzystać z papierowej księgi przychodów i rozchodów, a urząd skarbowy nie może m.in. od małych podatników wymagać tego, aby wystawiali oni wyłącznie elektroniczne faktury online.
Mogą to zrobić, ponieważ ustawa o VAT dopuszcza formę papierową lub elektroniczną dla faktur, czyli dowodów księgowych, o ile zawiera ona dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Definicja faktury elektronicznej również znalazła się w ustawie o VAT. I jest to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Ani Ordynacja podatkowa, ani przepisy ustawy o VAT nie zobowiązują podatników do fakturowania online i wystawiania faktur wyłącznie w wersji elektronicznej. Nadal nic nie stoi na przeszkodzie, aby stosować w obrocie gospodarczym papierowe faktury.