Regularne pobieranie danych z tachografów oraz kart kierowców należy do podstawowych obowiązków przedsiębiorców prowadzących działalność transportową. W teorii cały proces wydaje się prosty, jednak w praktyce wymaga pilnowania terminów, organizowania zjazdów pojazdów do bazy oraz kontrolowania, czy wszystkie pliki zostały pobrane i prawidłowo zapisane. Im większa flota, tym większe ryzyko, że któryś z tych elementów zostanie pominięty. Właśnie dlatego coraz więcej firm decyduje się na automatyzację tego procesu.
Najwięcej problemów wynika z ludzkich pomyłek
W wielu przedsiębiorstwach obowiązek pobierania danych spoczywa na konkretnej osobie. Wystarczy jednak urlop, choroba lub zwykłe przeoczenie, aby termin pobrania danych został przekroczony. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku pojazdów wykonujących przewozy międzynarodowe. Samochód może przez wiele tygodni nie pojawić się w bazie, a przedsiębiorca nie zawsze ma możliwość zorganizowania wcześniejszego odczytu danych. Takie sytuacje nie wynikają najczęściej z zaniedbań, lecz z codziennej organizacji pracy firmy transportowej.
Automatyczne pobieranie danych działa niezależnie od kierowcy
Nowoczesne rozwiązania telematyczne eliminują konieczność ręcznego zgrywania plików z tachografów i kart kierowców. Dane pobierane są zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem, bez angażowania kierowcy oraz pracowników administracyjnych. Dzięki temu firma transportowa nie musi planować dodatkowych zjazdów pojazdów ani kontrolować każdego terminu indywidualnie. System wykonuje te czynności automatycznie, ograniczając ryzyko przeoczenia obowiązkowych terminów. Szczegółowe informacje o rozwiązaniu umożliwiającym zdalny odczyt danych z tachografu przez GPS można znaleźć na stronie: https://fleet.tachoinfo.pl/zdalne-pobieranie-danych-z-tachografu.
Łatwiejsza kontrola nad dokumentacją
Automatyczne pobieranie danych to również większy porządek w dokumentacji. Wszystkie pliki trafiają do jednego systemu, gdzie mogą być przechowywane oraz wykorzystywane podczas dalszych analiz i rozliczeń. Nie ma potrzeby przeszukiwania wielu komputerów, dysków czy nośników pamięci. Dostęp do danych jest znacznie prostszy, a komplet informacji znajduje się zawsze w jednym miejscu. To szczególnie istotne w przedsiębiorstwach posiadających większą liczbę kierowców i pojazdów, gdzie ilość dokumentacji bardzo szybko rośnie.
Automatyzacja usprawnia codzienną pracę firmy
Ograniczenie liczby powtarzalnych czynności pozwala pracownikom skupić się na zadaniach wymagających rzeczywistej analizy i podejmowania decyzji. Zamiast ręcznie pobierać pliki oraz pilnować kolejnych terminów, mogą przeznaczyć ten czas na planowanie pracy floty, organizację transportu lub obsługę klientów. Automatyzacja wpływa również na większą przewidywalność całego procesu. Dane są pobierane regularnie, bez względu na to, gdzie aktualnie znajduje się pojazd.
Rozwiązanie, które rośnie razem z flotą
Przy kilku pojazdach ręczne pobieranie danych może wydawać się wystarczające. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa liczba obowiązków administracyjnych jednak szybko wzrasta, a kontrolowanie terminów dla kilkunastu lub kilkudziesięciu pojazdów staje się coraz trudniejsze. Automatyczny system pobierania danych pozwala zachować ten sam sposób organizacji pracy niezależnie od wielkości floty. Przedsiębiorca nie musi zwiększać ilości czasu poświęcanego na administrację wraz z zakupem kolejnych pojazdów.
Mniej obowiązków, większe bezpieczeństwo organizacyjne
Nowoczesne rozwiązania wykorzystywane w transporcie coraz częściej przejmują zadania, które jeszcze kilka lat temu wykonywano ręcznie. Automatyczne pobieranie danych z tachografów jest jednym z najlepszych przykładów takiej zmiany. Ograniczenie ryzyka błędów, uporządkowanie dokumentacji oraz oszczędność czasu sprawiają, że przedsiębiorcy mogą skoncentrować się na prowadzeniu działalności i rozwoju firmy, pozostawiając powtarzalne czynności systemowi działającemu w sposób automatyczny.
