Wraz z wprowadzeniem RODO coraz więcej uwagi poświęca się kwestiom związanym z ochroną informacji. Wyciek danych osobowych to problem nie tylko dla osób, których te dane dotyczą, ale też ryzyko wysokich kar dla firm, które nie potrafią ich skutecznie zabezpieczyć. Co można zrobić, by uniknąć utraty danych?
1. Wyciek danych osobowych z winy pracownika – szkolenia
To w dużej mierze od pracowników zależy, czy dane osobowe są należycie chronione. Dlatego warto ich przeszkolić, by wiedzieli jak należy się zachowywać w określonych sytuacjach i nie padli ofiarą np. phishingu. Ta technika polega na tym, że ktoś podszywa się pod inną osobę lub instytucję. To często skuteczny sposób na to, by zdobyć czyjeś dane osobowe. Pracownicy powinni wiedzieć, w jaki sposób weryfikować czy e-mail albo wiadomość SMS pochodzą z zaufanego źródła. Muszą też być świadomi, w jakich przypadkach mają prawo udzielać informacji dotyczących danych osobowych.
2. Ochrona haseł
Czasem wyciek danych osobowych może być spowodowany niedostateczną ochroną haseł. Przede wszystkim należy się upewnić, że żaden z pracowników nie umieszcza ich w ogólnie dostępnych miejscach, zwłaszcza na widoku. Jeśli muszą być gdzieś zapisane, należy zaszyfrowywać foldery oraz dokumenty, w jakich się znajdują. Dzięki temu dane będą lepiej zabezpieczone przed kradzieżą. Same hasła powinny być dość skomplikowane i wykorzystywać zarówno cyfry, jak i duże oraz małe litery. Nie powinny być zbyt krótkie. Lepiej też stosować inne hasła w każdym serwisie i unikać zapisywania ich w przeglądarkach internetowych.
3. Usuwanie informacji przechowywanych na sprzętach
Wyciek danych osobowych w firmie jest realnym zagrożeniem również wtedy, gdy komputer zmienia właściciela i zostaje przekazany innemu pracownikowi. Wtedy należy zadbać o to, by wszystkie zapisane na nim wcześniej dane zostały usunięte. Nie wystarczy przenieść ich do kosza, ani nawet sformatować dysk. Nawet takie działanie nie uniemożliwia ich odzyskania. Najskuteczniej pozbędziesz się danych korzystając ze specjalnych programów, które najpierw je usuwają, a potem kilkukrotnie nadpisują pamięć losowymi danymi. Dzięki ich działaniu będziesz mógł bez obaw przekazać komputer nowemu pracownikowi.
4. Szyfrowanie formularzy i wszelkich danych osobowych
Dane są najbezpieczniejsze wtedy, gdy są zaszyfrowane. Dlatego warto korzystać z programów szyfrujących, które zadbają o to, by niepowołane osoby nie mogły odczytać zakodowanych informacji. Tylko osoby o specjalnych uprawnieniach będą posiadały klucz, umożliwiający odczytanie danych. Pozostali nie miały takiej możliwości, a przez to dane osobowe będą lepiej chronione.
To tylko przykładowe sposoby na ochronę danych, o których powinien pamiętać każdy podmiot, który je gromadzi. Czasem jednak utrata danych osobowych ma miejsce nawet pomimo zastosowania zabezpieczeń. W artykule na stronie https://goodpoint.blog/wyciekna-dane-osobowe/ znajdują się informacje dotyczące strategii działania w takich sytuacjach. Tekst wyjaśnia też jakie kary grożą firmom, które nie chronią informacji w skuteczny sposób. Warto dowiedzieć się jak najwięcej o ochronie danych, by bez obaw przeprowadzać w firmie różne działania związane z ich gromadzeniem.
Źródło: Kolektywny blog biznesowy GoodPoint.Blog