Tworzenie ofert zakupowych to czasochłonny proces, same oferty bywają jednak do siebie podobne – lub tworzone są na podstawie konkretnego szkicu.
Właśnie dlatego warto opracować system dzięki któremu nowe pisma tworzone będą na podstawie tych już istniejących. Dla firm silnie nastawionych na sprzedaż, których pracownicy tworzą dziesiątki ofert miesięcznie, najkorzystniejszym rozwiązaniem będzie wprowadzenie systemu DMS, umożliwiającego archiwizację oraz zarządzanie dokumentami różnego typu.
Podstawą takiego ruchu jest zamiana papierowych pism na elektroniczne. DMS – z ang. Document Management System – czyli system zarządzania dokumentami to oprogramowanie bazujące na cyfrowych odpowiednikach tradycyjnych dokumentów. Umożliwia ono bezproblemowe zarządzanie plikami przechowującymi informacje znajdujące się dotychczas w papierowych pismach. Przedsiębiorstwo chcące korzystać z elektronicznego systemu obsługi dokumentów nie musi kupować żadnego drogiego sprzętu – wystarczą standardowe skanery znajdujące się już w firmie. Przy użyciu ich – oraz systemu DMS – obieg dokumentów ulegnie całkowitej metamorfozie. Przeciążone dotychczas pismami działy administracyjne mogą skupić się wyłącznie na skanowaniu przychodzących dokumentów. Dzięki zautomatyzowanemu e-obiegowi pisma natychmiastowo trafiają prosto do osoby, która powinna je otrzymać, nie trzeba angażować żadnych pośredników. Znika również problem archiwizacji – dane przechowywane są na nośnikach cyfrowych a zajmowane dotychczas przez papierowe archiwum powierzchnie mogą zostać zagospodarowane inaczej.
To jednak tylko niektóre z korzyści wynikających z wprowadzenia systemu DMS. Ogromne zmiany odczują także pracownicy działu handlowego, również w zakresie przygotowywania dokumentów sprzedażowych. E-obieg oraz elektroniczne zarządzanie dokumentacją usprawnią proces powstawania dokumentów sprzedażowych. Pracownicy mogą zarówno mieć wgląd w archiwalne oferty jak i wykorzystywać je do tworzenia nowych. Doskonałym pomysłem może okazać się także sporządzenie szkicu, na którym każdorazowo opierać się będzie osoba tworząca taki dokument.
Informacje przekazywane lub archiwizowane przy użyciu systemu DMS mogą zostać częściowo lub całkowicie utajone. Od administratora systemu zależy to kto i w jakim zakresie może widzieć czy ingerować w dane pliki. Może on również łatwo skontrolować historię edycji ofert – jaki użytkownik oraz w którym momencie wprowadził konkretne zmiany. Ta opcja będzie wyjątkowo korzystna przy analizie archiwalnych ofert.
Jednym z najbardziej uznanych specjalistów w zakresie systemów DMS jest firma Primesoft Polska. Stworzony przez nich V-Desk jest innowacyjnym i rozbudowanym, lecz przy tym przystępnym i intuicyjnym system do zarządzania dokumentacją w firmie. Ogromną zaletą oprogramowania jest możliwość jego ścisłego dopasowania do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa oraz fakt, że harmonijnie współpracuje on z innymi stosowanymi w firmach systemami. Jest to jeden z najlepszych systemów DMS jakimi wspomagać się mogą przedsiębiorstwa, w których powstaje wiele ofert zakupowych.