Sprawna obsługa klienta jest dzisiaj pożądaną cechą wszystkich instytucji. Kolejki w urzędach, na poczcie lub w bankach powodują stres zarówno wśród oczekujących jak i pracowników. Szybkie załatwienie spraw wiąże się z czasem, który staje się cenny podczas oczekiwania na swoją kolej.
Sposobem na wyeliminowanie kolejek i efektywną współpracę z klientem jest System Kierowania Przepływem Klientów, czyli tzw. system kolejkowy.
Jest to mechanizm, dzięki któremu interesant nie musi stać w długich kolejkach. Wystarczy, że pobierze druk w kolejkomacie i w odpowiednim czasie podejdzie do właściwego stanowiska. System Kolejkowy jest pewnego rodzaju przewodnikiem dla petenta, który zyskuje na czasie i może w konkretny sposób załatwić swoją sprawę. Dzięki systemowi klienci - kolejkowicze to przeszłość. Zainteresowani nie są zobowiązani, aby pilnować swojego miejsca. Po pobraniu druku mogą zająć dowolne miejsce i po usłyszeniu swojego numeru, znajdującego się na bileciku, podejść do okienka.
Korzyści systemu kolejkowego leżą nie tylko po stronie klientów. Firma, która zdecydowała się na taki krok również zyskuje. Kolejkomaty pozwalają zarządzać czasem pracy, a dostarczając danych statystycznych, ułatwiają gospodarowanie czasem i potencjałem pracowników. Co więcej, pomagają w kontroli wydajności i jakości pracy.
Systemy kolejkowe mogą być różne. Zależy to od ilości i rodzaju usług oferowanych przez firmę. Można wyróżnić m.in.:
-
System MICRO – znajduje zastosowanie w miejscach, gdzie wszystkie usługi przypisane są do jednej kolejki. Jest stworzony dla firm z niewielkim obciążeniem, którym zależy jedynie na uporządkowanej obsłudze klientów w jednej kolejce.
-
System PRO – skierowany do firm, którym oprócz sprawnej obsługi zainteresowanych, zależy także na optymalnym wykorzystaniu swoich zasobów. Taki system oferuje wielojęzyczną usługę, a także cały szereg metod związanych z identyfikacją klienta i przetwarzaniem oraz zapisywaniem danych statystycznych.
Możliwość funkcjonowania m.in. w urzędach, bankach, ambasadach i agencjach ubezpieczeniowych.
-
System WEB – sprawdza się w różnych instytucjach, w których usługi są skierowane na klienta. Zarządzanie tym systemem jest możliwe dzięki przeglądarce internetowej. Architektura tego systemu pozwala zarządzać centralnie siecią placówek. Jest więc stworzony dla firmy, która posiada lokalizacje w różnych miejscach. Dzięki tej technice w jednej bazie danych znajdują się ustawienia i dane statystyczne ze wszystkich filii.
Może być zastosowany w instytucjach rządowych, firmach ubezpieczeniowych, zakładach opieki zdrowotnej lub w bankach.
Zainwestowanie w system kolejkowy wiąże się z poprawą jakości obsługi – sprawne i skuteczne korzystanie zarówno przez klienta jak i pracownika. Kolejkomaty mają także wpływ na wizerunek firmy. Dostosowane do potrzeb interesariuszy pomagają w osiągnięciu celu i rzutują na ogólną ocenę instytucji. Zadowolony klient, który nie musiał stać się kolejkowiczem, na pewno będzie chętnie korzystał z usług oferowanych przez przedsiębiorstwo.