Każdy, kto organizował kiedyś szkolenia, sympozja naukowe czy konferencje biznesowe, wie jak ważne jest znalezienie odpowiedniej sali konferencyjnej. Od trafnego wyboru miejsca zależy bardzo wiele: zła lokalizacja, brak odpowiedniego zaplecza technicznego czy udogodnień i atrakcji przeznaczonych dla gości mogą zepsuć każde szkolenie czy konferencję. To szczególnie ważne, jeśli wynajmujemy obiekt na więcej niż jeden dzień i gdy stajemy przed koniecznością zagwarantowania gościom możliwości wypoczynku i ciekawego spędzenia czasu wolnego.

Wybór ofert zwiększa się z roku na rok. Centra konferencyjne mieszczą się już nie tylko w dużych miastach. Coraz częściej spotykamy je w małych miejscowościach, w przestrzeniach idealnych na konferencje i szkolenia weekendowe lub wyjazdy integracyjne. Kluczowy jest w tym przypadku odpowiedni dobór obiektu – jeśli szkolenie ma być dłuższe niż jeden dzień, goście z pewnością docenią walory miejsca położonego z dala od miasta, zwłaszcza jeśli będą mieli zapewnione miejsca noclegowe. Jeśli jednak spotkanie ma potrwać kilka godzin, warto pomyśleć o lokalizacji jak najbliższej centrum, by ułatwić gościom dojazd. Dobrze jest wybrać obiekt rozpoznawalny i znany ze względu na swoją renomę czy miejsce położenia, by nikt nie miał problemu z trafieniem na miejsce. Warto przyjrzeć się również otoczeniu budynku, które nie powinno zniechęcać ani rozpraszać naszych gości.

Równie ważny jest standard obiektu. Musimy zwrócić uwagę nie tylko na ilość miejsc, ale i na kwestie techniczne. Podczas większości spotkań biznesowych czy konferencji naukowych wykorzystuje się prezentacje multimedialne. Centrum konferencyjne powinno dysponować sprzętem multimedialno-komputerowym i instalacją pozwalającą na swobodną prezentację treści. W przypadku większych spotkań ważna jest również dobra akustyka sali lub odpowiedni sprzęt nagłośnieniowy z dostateczną ilością mikrofonów. By uniknąć niespodzianek, powinniśmy sami zorientować się w stanie zaplecza technicznego sal w obiekcie.

W trakcie dłuższej konferencji czy szkolenia musimy zadbać o przerwę na posiłek. Jeśli nie chcemy korzystać z cateringu dostępnego na miejscu, warto zdać się na usługi firmy, która zadba nie tylko o jakość dań, ale też o ich odpowiednią różnorodność. W ten sposób zadbamy nie tylko o zróżnicowane gusta kulinarne naszych gości, ale i o preferencje żywieniowe tych, którzy z rożnych powodów nie mogą zadowolić się standardowym cateringiem.