Tłumaczymy, co to jest podróż służbowa i jak rozliczyć podróż służbową krajową i zagraniczną tak, aby na tym nie stracić! Podróż służbowa a czas pracy: jak to się łączy? Wszystkiego dowiesz się z poniższego tekstu.

Co to jest podróż służbowa?

Podróż służbowa może przydarzyć się Wam podczas Waszej kariery wielokrotnie, lub chociaż raz. To właśnie dlatego warto wiedzieć, czym jest i jak rozliczać ją z pracodawcą.

Wybieracie się w podróż służbową zagraniczną na kilka dni? A może jedziecie tylko do innego miasta na krótką konferencję? W obu przypadkach powinniście wiedzieć, czym różnią się podróż służbowa i delegacja pracownika, a także jaka dieta za podróż służbową Wam przysługuje. 

Aby wiedzieć, jaka jest podstawa rozliczenia podróży służbowej dobrze najpierw rozróżnić dwie jej formy. Choć na pierwszy rzut oka wydają się być podobne, istnieją pomiędzy nimi istotne różnice!

  • Oddelegowanie

W tym przypadku pracodawca oddelegowuje pracownika na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę, co skutkuje zmianą miejsca wykonywania pracy. Zmiana taka następuje poprzez zastosowanie za porozumieniem stron aneksu do umowy o pracę lub wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy oraz wynagrodzenia. W związku z tym nie jest to podróż służbowa (co więcej, oddelegowanie najczęściej trwa dłużej niż podróż służbowa). Z tego też względu osobom oddelegowanym nie przysługują te same przywileje, co tym, którzy udają się w podróż służbową.

  • Podróż służbowa

Choć polskie prawo podatkowe nie określa jasno definicji podróży służbowej, to przyjmuje się, że jest to czasowa podróż, odbywana na zlecenie pracodawcy. Celem takiej podróży musi być lokalizacja znajdująca się w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba firmy, lub stałe miejsce pracy zatrudnionego.

Podróż służbowa a czas pracy

Jeśli wydaje Wam się, że do czasu pracy wlicza się cały okres podróży służbowej, jesteście w błędzie. Pracodawca czas pracy podczas naszego wyjazdu służbowego powinien rozliczać dokładnie tak samo, jak w przypadku Waszej pracy wykonywanej w siedzibie firmy.

Wyjątkiem jest czas, wykraczający poza Wasze normalne godziny pracy, a który poświęciliście w trakcie podróży służbowej na wykonywanie swoich obowiązków. Również podobnie jak w przypadku pracy w stałym miejscu, pracownikowi przysługuje w trakcie podróży służbowej prawo do odpoczynku dobowego, wynoszącego 11 godzin dziennie. 

Jeśli Wasz pracodawca nagminnie wykorzystuje podróże służbowe jako wymówkę dla Waszej pracy przez niemal całą dobę i nie zająknął się jeszcze o rekompensacie, warto znać swoje prawa!

Dieta za podróż służbową - ile powinna wynosić?

Jak rozliczyć podróż służbową? Poza regularnym wynagrodzeniem, przysługującym Wam za czas pracy, podczas podróży służbowej macie także prawo do dodatku finansowego w postaci tzw. diety. Macie wątpliwości, czy zarabiacie adekwatnie do ilości odbytych podróży służbowych w miesiącu? Lepiej sprawdzić to, wykorzystując kalkulator brutto netto i dowiedzieć się, jakim dodatkiem do Waszej pensji powinna być dieta za podróż służbową.

Dieta za podróż służbową przysługuje wyłącznie w sytuacji, w której podczas podróży pracodawca nie zagwarantuje nam dziennego wyżywienia w postaci minimum 3 posiłków w ciągu dnia. 

Wysokość diety krajowej od lat pozostaje niezmienna i wynosi 30 zł dziennie. Jeżeli podróż krajowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  • do 8 godzin - dieta nie przysługuje
  • od 8 do 12 godzin - pracownikowi przysługuje połowa diety
  • ponad 12 godzin - pracownik ma prawo do diety w pełnej wysokości

Jeśli z kolei podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą:

  • do 8 godzin - pracownik ma prawo do połowy diety
  • ponad 8 godzin - pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości

Pracodawca ma również prawo do obniżenia wartości diety o 25 - 50% w przypadku, gdy zapewni pracownikowi choć jeden posiłek w ciągu doby pracowniczej.

Pracownikowi podczas podróży służbowej przysługuje zwrot kosztów noclegu oraz za dojazd na miejsce docelowe. Uwaga, tu lepiej jednak nie podejmować nagłych decyzji na własną rękę! Jeśli w ostatniej chwili zmienicie środek transportu, ustalony wcześniej z szefem, ten będzie miał prawo odmówić Wam zwrotu kosztów przejazdu. 

Życzymy samych miłych podróży służbowych!