Właściwa organizacja przestrzeni biurowej znakomicie wpływa na wzrost efektów i wyników pracy. Odpowiedzialny pracodawca pomyśli o ergonomicznych meblach, biurkach, fotelach i odpowiednim oświetleniu. Wyposaży miejsce pracy w niezbędne urządzenia i akcesoria biurowe.
Urządzenia biurowe
Komputer o dużej pamięci, dobry monitor, telefon, drukarka z funkcją skanera, kopiarka, pendrive – bez tych sprzętów nie wyobrażamy sobie pracy w biurze. Połączone z siecią umożliwiają prawidłowy przepływ informacji, tworzenie bazy danych, produkowanie dokumentacji. W ochronie danych pomoże nam niszczarka do papieru. W pacy z dokumentacją korzystamy z bindownicy, debindera i laminatora. Podczas zebrań, konferencji niezastąpione są tablice zwykłe lub interaktywne i ekrany do prezentacji.
Artykuły biurowe
Najważniejsze dla pracownika biurowego jest dobrze zorganizowana przestrzeń do pracy. Biurko, które zmieści wszelkie niezbędne do pracy artykuły biurowe.
- Organizacji biurka będzie łatwiejsza, jeśli znajdą się na nim lub w jego okolicach:
- podkładka na biurko,
- podkładka pod myszkę,
- przyborniki i pojemniki na długopisy,
- wizytownik,
- tacki lub półki na dokumenty,
- kosz na śmieci.
- Przechowywanie dokumentów
Biuro to dokumenty. Musimy dbać o porządek, aby nie utonąć w papierach, których jest z każdym dniem coraz więcej. Z odsieczą przyjdą nam:
- segregatory
- teczki i skoroszyty,
- koszulki foliowe,
- pudła archiwizacyjne
- fascykuły,
- pojemniki na dokumenty,
- akcesoria do bindownicy: grzbiety do bindowania, okładki, folie do laminacji, termookładki.
- Produkty papierowe
W bieżącej pracy często działamy na kilku dokumentach jednocześnie, robimy notatki i odnośniki. Korzystamy z gotowych druków. Zaopatrzmy się w:
- kolorowe karteczki,
- bloczki samoprzylepne,
- kostki,
- zakładki indeksujące,
- druki akcydensowe.
- Pomoce biurowe
Pod ręką powinny się znaleźć artykuły biurowe, które pomogą nam w wykonywaniu codziennych obowiązków. Niektóre z nich są uzależnione od specyfiki biura, np. gilotyna do papieru przyda się w biurze architektonicznym czy geodezyjnym. Jednak na każdym biurku powinno mieć swoje miejsce:
- zszywacz i rozszywacz,
- dziurkacz,
- nożyczki i noż biurowy z wymiennym ostrzem
- linijki,
- temperówka i gumka,
- korektory w taśmie lub w płynie,
- spinacze i klipy,
- pinezki,
- gumki recepturki,
- zwilżacz,
- klej i taśma klejąca.
- Artykułu do pisania
Mimo, że dzisiejszy świat jest przepełniony technologią, tradycyjne przybory piśmiennicze są koniecznym wyposażeniem biura. Musimy zadbać o to aby wśród nich nie zabrakło takich elementów jak:
- długopisy,
- wkłady,
- ołówki drewniane i automatyczne,
- flamastry,
- cienkopisy,
- zakreślacze,
- markery.
- Pieczątki
Artykułem niezbędnym w pracy urzędnika czy pracownika biura są odpowiednie pieczątki i stemple. W wykonywaniu obowiązków przyda się również:
- numerator,
- datownik.
- Materiały eksploatacyjne
Każdy materiał biurowy kiedyś się kończy – najczęściej w najmniej odpowiednim momencie. Dlatego zawsze trzeba mieć w zapasie:
- tusze i tonery do drukarek i kopiarek,
- papier do drukarki,
- tusz do pieczątek.
Dobra organizacja biura, wyposażenie go w odpowiednie urządzenia i artykuły biurowe pozwala prowadzić pracę w uporządkowany sposób, które wpłynie na podniesienie wyników pracy i jej wydajność. Pracownicy w takim miejscu będą zadowoleni i bardziej efektywni.