Nowoczesne biurowce przestają być jedynie naszpikowaną technologią powierzchnią, na której stawia się biurka. Coraz częściej, zwłaszcza w parterach, zaczynają przypominać galerie handlowe i oferują lokale usługowe, gastronomiczne, sklepy, placówki finansowe.
Tych ostatnich powstaje w ostatnim czasie bardzo dużo z powodu przeniesienia się firm pożyczkowych z biur do internetu (źródło: https://faraon24.pl/), potrzebują tylko jednego biura w komfortowym biurowcu.
Zarządcy budynków stale poszukują rozwiązań podnoszących komfort pracy, np. podczas szkoleń prowadzonych przez najlepszych operatorów hoteli. W biurowcu zarządca i jego właściciel największą troską otaczają najemców. Dlaczego? Poziom ich zadowolenia bezpośrednio przekłada się na wynajem, czyli wpływy z czynszów. Biurowiec zaś jest tyle warty, ile dochodów może przynieść inwestorowi (źródło: https://www.urbanity.pl/).
Komfort pracownika
Dobre relacje z najemcami to jedna z podstawowych rzeczy, o jakie muszą troszczyć się zarządcy.
- Zarządcy powinni być w stałym kontakcie z pracownikami firm, które znajdują się w budynku - opowiada Michał Muc, dyrektor zarządzający Real Estate Service DTZ.
- Nie może lekceważyć skarg czy próśb. Problemy zgłaszane w nowych budynkach to najczęściej odpowiednie ustawienie klimatyzacji, oświetlenie albo oznakowanie miejsc i dróg na parkingu podziemnym czy większa kontrola czystości w obiekcie. Jeśli zarządca słucha najemców, to usunięcie niedogodności jest stosunkowo łatwe, a wpływa na komfort pracy i samopoczucie pracowników. Więcej problemów jest w przypadku starszych budynków. Zarządca powinien przedstawiać właścicielowi plany naprawy, remontu czy modernizacji sporządzane w oparciu o potrzeby najemców i swoje obserwacje oraz doświadczenie. Bardzo często podjęcie takich działań w odpowiednim momencie sprawia, że najemcy pozostają w budynku, mimo pojawienia się konkurencyjnej oferty - podkreśla dyrektor Muc.
Kontakty najłatwiej jest podtrzymywać z najemcami poprzez intranet, do którego dostęp mają wszystkie komputery w biurowcu. Tą drogą można przekazywać także dodatkowe informacje, dotyczące np. planów sprzątania parkingów, nowego menu w kantynie, itp.
- Biurowiec jest miejscem, gdzie spędzamy wiele godzin. Dlatego trzeba dbać o estetykę części wspólnych. Ważne jest odpowiednie zaprojektowanie recepcji. Musi być funkcjonalna, a jej wystrój odzwierciedlać klasę budynku - stwierdza Piotr Brzostek, zarządca w Dziale Property and Asset Management firmy Cushman & Wakefield (C&W).
Odniesienie sukcesu na polu współpracy z najemcami nie jest łatwe. Dlatego wiele firm podejmuje nietypowe działania.
- Co roku organizujemy szkolenia grup zarządców nieruchomości przez operatorów wielogwiazdkowych hoteli. Efektem ich jest wprowadzenie na recepcję zarządzanych przez nas biurowców różnego rodzaju nowych usług, np. konsjerża. Pracownicy i goście firm mogą zlecać zamawianie taksówek, odświeżanie ubrania. Konsjerż przygotowuje i aktualizuje informacje na temat oferty kulturalnej w mieście, organizuje drobne wydarzenia, np. lampkę szampana przed Nowym Rokiem. Proponujemy również prowadzenie intranetu, za pomocą którego można przekazywać nie tylko informacje techniczne, ale także np. przypominać o imieninach, nadchodzących ważnych świętach, itp. W wyniku szkolenia przez operatorów hoteli jest także inne podejście do prowadzenia zarządzania biurowcem. Nie jest on traktowany tylko jako miejsce do pracy, ale też jako przestrzeń socjalna, gdzie możliwe są dodatkowe usługi. Ponieważ są one także dostępne dla osób z zewnątrz, stają się źródłem dochodu - tłumaczy Beata Kokeli, dyrektor zarządzający Działem Property & Asset Management w firmie CBRE.
Dodatkowe usługi, które wpływają na komfort pracy, to kioski z prasą i drobnymi przekąskami, usługi pralnicze, myjnia na parkingu, punkt pocztowy, bankomat lub placówka banku, kantyna pracownicza, a w części dostępnej z ulicy: kawiarnie, restauracje, sklepy. Coraz częściej wprowadzane są także przedszkola i fitness.
Ujednolicanie i modernizacja
Utrzymanie biurowca w odpowiednim stanie technicznym oraz zapewnienie mu jak najlepszych usług serwisowych pozwala podnosić wartość nieruchomości, m.in. poprzez wygenerowanie oszczędności i dodatkowych zysków.
- Przejmując biurowiec, zaczynamy od przeglądu umów ze zleceniobiorcami od strony prawnej oraz kosztów. Dążymy do ujednolicenia zapisów w dokumentach. To pozwala np. na szybką i standardową reakcję, jeśli wydarzy się niepożądana sytuacja. Porządkujemy też koszty dostaw usług. Doświadczony zarządca, który pracuje dla wielu nieruchomości, może skorzystać z efektu skali, czyli może obniżyć koszty utrzymania budynku przy podwyższeniu poziomu świadczonych usług - podkreśla Michał Muc.
Często zarządcy w starszych budynkach przeprowadzają także przegląd umów najmu oraz dążą do ich ujednolicenia.
- W takich sytuacjach zarządca ma za zadanie ujednolicić umowy, dążąc do uzyskania korzystnych umów najmu, tj. na czas określony, min. 3 lata, zabezpieczonych depozytem lub gwarancją, w których uporządkowane są kwestie użytkowania powierzchni wspólnych i związanych z tym kosztów eksploatacji. To podnosi wartość obiektu, ponieważ instytucja finansująca jego budowę czy inwestor od razu wiedzą, na jakie wpływy i w jakim czasie mogą liczyć - dodaje Piotr Brzostek.
Sposobem na podniesienie dochodów z wynajmu jest także modernizacja instalacji i optymalizacja działania najnowocześniejszych urządzeń.
Przykład: Wprowadzenie oświetlenia ledowego obniża koszty energii elektrycznej dla najemców o kilka, kilkanaście procent miesięcznie. To zauważalna oszczędność w budżecie firm. Właściciel zyskuje wówczas silną kartę przetargową w walce o najemców, jaką są niższe koszty utrzymania biura. Nowoczesne oświetlenie ma także wpływ na spadek kosztów utrzymania powierzchni wspólnej.
Pomysłowość i inicjatywa
Dobry zarządca potrafi znaleźć dodatkowe źródła dochodów nie tylko poprzez wynajem i odpowiednie zarządzanie techniczne budynkiem. Przedstawiciel C&W podkreśla, że nowoczesne budynki dają wiele możliwości zarabiania pieniędzy. Powszechnie znanym faktem w branży wynajmu jest to, że dzięki bardzo profesjonalnej realizacja usług dostaw internetu bezpiecznym łączą wielu inwestorów przyciągnęło przenoszące się do internetu firmy pożyczkowe. Ci co nie nadążyli z technolopgią pozostali przy wynajmnie dla mniej dochodowych klientów.
- Pierwszą z nich jest podpisanie umów z operatorami telekomunikacyjnymi na zainstalowanie anten. Kolejnym sposobem jest zaoferowanie elewacji i dachu obiektu firmom reklamowym na zainstalowanie billboardów. Bardzo opłacalne jest wynajmowanie ciekawych architektonicznie budynków jako scenografii dla reklam, filmów albo na firmowe imprezy. Wszystko zależy od tego, na co pozwoli właściciel oraz doświadczenie zarządcy - dodaje Piotr Brzostek.
Kiedy można oczekiwać pierwszych rezultatów?
- Co roku dla celów księgowych dokonywana jest wycena nieruchomości. Wprowadzenie nowoczesnego systemu zarządzania widoczne jest w czasie takiej wyceny, powinna być wyższa niż w poprzednim roku. A jeśli na rynku jest kryzys, przynajmniej nie powinna spaść - ocenia Michał Muc, specjalista DTZ.
Efekty są widoczne od razu.