Jedną z ważniejszych decyzji, którą musi podjąć każdy przedsiębiorca, jest wybór formy prowadzenia księgowości i innych czynności kadrowych. Możliwości są dwie: albo zatrudnienie zespołu wewnętrznego, albo oddelegowanie zadań do firmy zewnętrznej poprzez outsourcing. Co lepiej wybrać?
Jaki jest zakres zadań realizowanych przez dział kadrowo-księgowy?
Specjaliści do spraw kadr i płac sprawują pieczę nad wszystkimi czynnościami związanymi z dokumentacją pracowniczą oraz rozliczeniami i realizacją wynagrodzeń. A na te bardzo ogólne zagadnienia składają się między innymi:
- sporządzanie umów (o pracę, o dzieło, zlecenie i innych),
- sporządzenie bieżących aneksów do umów,
- sporządzanie list płac,
- prowadzenie akt pracowników,
- prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
- obliczanie wynagrodzeń pracowników,
- reprezentowanie przedsiębiorstwa podczas kontaktów z ZUS, US i PIP,
- wystawianie świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu oraz zarobkach i tym podobnych,
- obsługa wniosków dotyczących świadczeń socjalnych
i wiele innych. Wszystko to wiąże się ze stałym pilnowaniem terminów indywidualnych dla danego pracownika (zbliżającego się wygasania umowy, urlopów macierzyńskich itd.).
Jakie są różnice między wykonywaniem tych zadań przez osoby zatrudnione wewnątrz organizacji a firmą wewnętrzną?
Na samym początku warto odpowiedzieć, czym jest outsourcing kadr. To usługa, która polega na realizacji czynności kadrowych, w tym płacowych, przez firmę zewnętrzną. Więcej na ten temat można powiedzieć się na stronie firmy specjalizującej się w tejże usłudze – CA, https://www.ca-staff.eu/en/services/personnel-outsourcing.
Na czym więc polega różnica między wykonywaniem powyższych zadań przez zatrudniony zespół, a firmę zewnętrzną?
- Czas – zatrudnienie własnego zespołu kadrowo-księgowego wiąże się z koniecznością prowadzenia rekrutacji na stanowiska specjalistyczne, szkoleniem nowych członków zespołu i oczywiście wykonywaniem przez nich wielu czasochłonnych czynności.
- Inwestycja finansowa – a dokładniej jej poziom. Zarówno jeden, jak i drugi rodzaj księgowości wymaga poniesienia kosztów, jednak zdecydowanie nie w takiej samej wysokości. W przypadku korzystania z firmy zewnętrznej przedsiębiorca płaci wyłącznie za wykonane usługi. Gdy zatrudnia swój zespół – za wynagrodzenie, nadgodziny, urlopy, licencje za użytkowanie specjalistycznych programów i sprzęt.
- Bezpieczeństwo – prawdziwe rozliczanie czasu pracy i prowadzenie dokumentacji w firmie jest niezwykle istotne. W przypadku outsourcingu odpowiedzialność w pełni spada na podmiot zewnętrzny.
- Wygoda – decydując się na zlecenie czynności kadrowych firmie zewnętrznej, pracodawca zyskuje dostęp do profesjonalnej platformy kadrowo-płacowej. Jej przykładem jest RCP Asistar firmy CA, szerzej opisana na https://www.ca-staff.eu/en/payroll-outsourcing.
Różnica polega więc przede wszystkim na oszczędności – i to na wielu płaszczyznach.