Faktura jest nie tylko rodzajem dokumentu wystawianym klientom w celu otrzymania od nich zapłaty, lecz również narzędziem komunikacji przyczyniającym się do zrobienia na nich dobrego wrażenia. Istnieje kilka możliwości, jeśli chodzi o program wykorzystywany do wystawienia faktury. Niektórzy używają w tym celu Excela lub Worda, które nie są jednak przystosowane stricte do fakturowania. Alternatywę stanowią specjalne programy do fakturowania, dzięki którym cały proces jest szybszy i prostszy. Co warto wiedzieć o obu rozwiązaniach?
Wzór faktury w programie Excel
Wiele osób decyduje się na użycie programu Excel w celu wystawienia faktury głównie ze względu na jego łatwą dostępność. Znajduje się on na większości komputerów, jest dobrze znany sporej części osób, które przeprowadzają w nim rozmaite rodzaje obliczeń. Cena tego rozwiązania będzie jednak zaletą wyłącznie wtedy, gdy komputer posiada zainstalowany już wcześniej pakiet Office. W przeciwnym razie analogiczne funkcje ma dostępny powszechnie arkusz OpenOffice. Za atut można uznać też możliwość łatwego znalezienia w Internecie formatów wzorów faktur w Excel. Na tym jednak kończą się plusy jakie posiada wzór faktury excel. Excel nie jest programem ściśle przeznaczonym do fakturowania, więc pozostawia przedsiębiorcę w dużej mierze samemu sobie. Nie pomaga w wystawianiu faktur, a przeprowadzanie każdego działania wymaga sporej wiedzy na temat różnych funkcjonalności. To jedynie początek szeregu niedogodności. Wystawiając faktury VAT w Excelu trzeba na bieżąco śledzić zmiany w przepisach, by były one zgodne z aktualnym rozporządzeniem. Wszystkie dane trzeba uzupełnić za każdym razem samodzielnie, tak samo jak dbać o kolejność numeracji i chronologię dokumentów. Równie ważna jest kwestia związana z mało atrakcyjną szatą graficzną faktury. Ponadto użytkownik nie może liczyć na szybki dostęp do archiwalnych dokumentów. Korzystniejsze wydaje się więc być korzystanie ze specjalnego programu do fakturowania.
Wygodne programy przeznaczone do fakturowania
W Internecie można znaleźć sporą liczbę programów stworzonych właśnie z myślą o fakturowaniu, w przeciwieństwie do Excela. Ściągają one z użytkownika odpowiedzialność za sprawdzanie przepisów i szereg innych formalności. Dobry program przeprowadzi go przez cały proces w intuicyjny sposób, a także zautomatyzuje wiele czynności. Takie narzędzie przyda się w każdej firmie – zarówno mniejszej, jak i większej. Programy oferują gotowe szablony faktur, dzięki czemu nie trzeba tracić czasu na ich samodzielne tworzenie. Aplikacje zapisują pliki w wygodnym i czytelnym formacie PDF. Operacje wykonywane są szybko, co umożliwia zaoszczędzenie czasu i pieniędzy. Program aktualizuje się automatycznie, dlatego nie trzeba bać się o to, że kieruje się nieaktualnymi przepisami. Jego obsługa jest bardzo prosta i nie wymaga wiedzy technicznej, w przeciwieństwie do Excela. Każdy poradzi sobie z wystawieniem faktury. Oferowane szablony są też przyjazne dla oka. Aplikacje do fakturowania zapewniają szereg udogodnień, takich jak tworzenie bazy kontrahentów czy automatyczna wyszukiwarka danych firmowych. Fakturę można wystawić wygodnie z dowolnego miejsca, w dowolnym momencie. Za wadę rozwiązania może uchodzić fakt, że w większości przypadków programy takie będą płatne, szczególnie, gdy użytkownik chce uzyskać dostęp do zaawansowanych funkcjonalności. Są jednak warte swojej ceny, gdyż znacznie ułatwiają i usprawniają pracę.
