Od stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców i obniżą koszty związane z ich przechowywaniem. Pracodawcy będą mogli prowadzić i przechowywać dokumentację w wybranej przez siebie postaci – papierowo lub elektronicznie. Co więcej, za nowo zatrudnionych pracowników będzie ona przechowywana przez 10 lat, a nie 50 lat.
Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest ona przechowywana przez 10 lat, a w Danii zaledwie 5. Od stycznia także w Polsce skrócił się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. O tym, jak długo pracodawca będzie przechowywał dokumentację pracowniczą, decyduje przede wszystkim data rozpoczęcia pracy u pracodawcy- informuje Krystyna Michałek, rzecznik regionalny ZUS województwa kujawsko-pomorskiego.
Dla nowo zatrudnionych pracowników i zleceniobiorców od stycznia 2019 r. pracodawcy będą przechowywać dokumentację pracowniczą przez skrócony okres - 10 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.
Dla pracowników, którzy zatrudnieni zostali po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem
1 stycznia 2019 r. pracodawca może skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko wówczas, gdy:
- złoży oświadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS RIA), oraz
- przekaże do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za każdego pracownika/zleceniobiorcę zatrudnionego po raz pierwszy w tym okresie.
Raport informacyjny ZUS RIA zastąpi obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń m.in. o wypłaconym przychodzie niezbędnym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury według starych zasad lub renty z tytułu niezdolności do pracy, o okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.
Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości.
Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1999r. pracodawca będzie musiał przechowywać przez 50 lat. Tak będzie również, gdy w dokumentacji pracownika są dane
o okresach związanych z pracą górniczą.
Jaki jest termin na złożenie raportu ZUS RIA
Jeżeli pracownik zatrudniony w okresie 1999-2018 r. nadal pracuje (po złożeniu oświadczenia
(ZUS OSW), to pracodawca składa za niego raport informacyjny (ZUS RIA) dopiero po zakończeniu stosunku pracy, czyli wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń (ZUS ZWUA). Za pracowników, którzy zakończyli pracę przed złożeniem oświadczenia (ZUS OSW), pracodawca zobowiązany jest złożyć raporty ZUS RIA najpóźniej
w terminie 12 miesięcy od dnia złożenia tego oświadczenia.
Zmiany w bieżąco składanych dokumentach
Od stycznia 2019 r. pracodawca będzie przekazywał więcej informacji związanych z zatrudnieniem pracowników i zleceniobiorców. W miesięcznych raportach ZUS RPA – płatnik będzie przekazywać szersze dane o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej za pracowników i zleceniobiorców. Raport RPA pracodawca będzie przekazywał tylko za ten miesiąc, w którym:
- wypłaci pracownikowi przychód należny za lata poprzednie, np. wypłaci w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018r.
- obok świadczeń z tytułu niezdolności do pracy lub macierzyństwa, np. obok zasiłku chorobowego wypłaci pracownikowi składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz informację, z czyjej inicjatywy został on rozwiązany. ZUS dostosował też formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się
w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy.
Dane, które przekaże pracodawca w raportach ZUS RIA i ZUS RPA, ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu nie będą potrzebne dodatkowe dokumenty do wniosku o przyznanie świadczenia albo jego przeliczenie. Wyjątkiem są dokumenty potwierdzające okresy pracy do 31 grudnia 2008 r. w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Jeśli na podstawie danych od pracodawcy ZUS nie będzie mógł ustalić, czy wykonywana praca uprawnia do emerytury pomostowej lub wcześniejszej emerytury, poprosi pracownika o przedstawienie dodatkowych dokumentów.
Więcej informacji na temat zakresu danych, jakie będą wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA oraz zmian wprowadzonych w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA, informacji rocznej oraz miesięcznej dla osoby ubezpieczonej można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl
Szkolenia
Wszelkie kwestie, które dotyczą e-AKTA, zostaną omówione podczas szkoleń „E-akta - zmiany
w zasadach przechowywania akt pracowniczych”, które organizuje bydgoski i toruński oddział ZUS:
w Bydgoszczy, budynek ZUS przy ul. Św. Trójcy 33 w terminie :
25.01.2019 r.
15.02.2019r.
06.03.2019r.
22.05.2019r.
25.06.2019 r.
Rozpoczęcie szkolenia o godz. 9:00. Zapisy na szkolenie pod nr. tel. 52 34 -18 -157,
e-mail
w Inowrocławiu, budynek ZUS przy ul. Solankowa 15 w terminie:
28.02.2019r.
30.04.2019r.
27.06.2019r.
Rozpoczęcie szkolenia o godz. 9:00. Zapisy na szkolenie pod nr tel. 52 356 10 22,
e-mail
w Toruniu, budynek ZUS przy ul. Mickiewicza 33/39, sala 41 w terminie:
21.02.2019r.
21.03.2019r.
31.03.2019r.
25.04.2019r.
23.05.2019r.
27.06.2019r.
Rozpoczęcie szkolenia o godz. 12:30. Zapisy na szkolenie pod nr. tel. 56 610 93 12
w Grudziądzu, budynek ZUS przy ul. Wybickiego 39, sala 302A w terminie:
18.01 2019r.
01.02.2019r.
Rozpoczęcie szkolenia o godz. 09:00. Bez zapisów.
We Włocławku, budynek ZUS przy ul. Płocka 167, sala 104 w ostatni piątek miesiąca:
25.01.2019r.
22.02.2019r.
29.03.2019r.
26.04.2019r.
31.05.2019r.
28.06.2019r.
Rozpoczęcie szkolenia o godz. 11:00. Bez zapisów.
Krystyna Michałek
Rzecznik Regionalny ZUS
Województwa Kujawsko-Pomorskiego